Egyik ügyfelünknél volt egy kolléga, aki hosszú évek óta teljesen önállóan végezte a munkáját. A vezetés elégedett volt vele, de a túlórák száma tartósan magas volt.
Amikor részletesen feltérképeztük a munkafolyamatait, gyorsan kiderült, hogy több lépést is túlzottan adminisztrált. Például ugyanazt a terméket minden ügyfélnél külön cikkszámon rögzítette, és a raktárban is külön cikkszámon tartotta nyilván. Ez naponta hosszú órákat vett el az idejéből, teljesen feleslegesen. Amikor megkérdeztük, miért így csinálja, csak annyit mondott, hogy „mindig így szoktam”.
Miután a folyamatait leszabályoztuk, kiderült, hogy nemcsak a túlórák szűnnek meg, hanem még egy további feladatkört is rá lehet bízni. A változás alapja az volt, hogy a feladatok átláthatóvá, egységessé és könnyen követhetővé váltak.
Miért nehéz házon belül folyamatszabályozni?
A külső tanácsadói folyamatszabályozás jelentős költséget jelent. A piacon elérhető célszoftvereket pedig gyakran csak kifejezetten folyamatszabályozási szakemberek értik, a termelésben dolgozó kollégák sokszor nem tudják vagy nem merik használni őket.
Ezért hoztuk létre a Jetro Visual Process szoftvert.
A Jetro megoldása: professzionális folyamatszabályozás egyszerűen kezelhető formában
A szoftver előnyei:
- átlátható vizuális ábrák, amelyekkel könnyen megjeleníthetők a folyamatok
- beépített folyamatszabályozási tudás, amellyel néhány órás betanulás után bárki képes folyamatot szabályozni
- nincs szükség magasabb szintű IT vagy szakértői háttérre, elég az adott tevékenység ismerete
- egy helyen kezelhető minden dokumentum, hivatkozás és kiegészítő anyag
- a teljes szervezeti ábra is könnyen felépíthető benne, így egyértelművé válik, ki miért felel és hogyan kapcsolódnak össze a feladatok
Ezekkel a leszabályozott folyamatokkal sokkal könnyebb a munkatársak betanítása, a feladatok felügyelete, valamint a termelési gyakorlat optimalizálása és fejlesztése, ami közvetlenül költség-, vagy munkaerő-megtakarítást jelent. A vizuálisan átlátható ábrák az auditornak is egyértelművé teszik, hogy a folyamatok valóban a szabályozási elvek szerint zajlanak, és nem csak az ő kedvéért szedtük le a polcról a sok éve leírt flowchartokat és Word dokumentumokat.
Mit ad Önnek a Jetro Visual Process?
- Folyamatszabályozási know-how egy szoftverben: minimális alaptudással jelentős tanácsadói költség takarítható meg.
- Flowchart és dokumentumok egy helyen: minden folyamat azonnal elérhető, egységes és bárhonnan hozzáférhető.
- Szervezeti ábra kezelése: a vállalati struktúra és a felelősségi körök könnyen megérthetők és naprakészen tarthatók.
- Egyszerű és átlátható megjelenítés: gyorsabb betanítás, kevesebb hiba, hatékonyabb kommunikáció a munkatársak és az ügyfelek felé.
